Bewerbungsunterlagen sind personenbezogene Daten mit einem klaren Verfallsdatum. In der Praxis liegen sie trotzdem jahrelang in Outlook-Ordnern, auf Netzlaufwerken und in den Postfächern von Führungskräften. So bringen Sie Ordnung hinein.
Die Verarbeitung von Bewerberdaten stützt sich auf die Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses, geregelt in § 26 Abs. 1 BDSG und parallel in Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie brauchen dafür keine Einwilligung – wer sich bewirbt, möchte, dass die Unterlagen gelesen werden.
Eine Einwilligung brauchen Sie erst, wenn Sie über den Zweck des konkreten Verfahrens hinausgehen: Talentpool, Weitergabe an verbundene Unternehmen, Nutzung für spätere Ansprachen.
Nach Abschluss des Verfahrens entfällt der Zweck. Aufbewahrt werden darf noch, was zur Abwehr möglicher Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz erforderlich ist. Daraus hat sich die Sechsmonatsfrist als Praxisstandard etabliert.
Ein einfaches Löschkonzept für den Bewerbungsprozess:
| Unterlage | Aufbewahrung |
|---|---|
| Bewerbungsunterlagen nach Absage | 6 Monate ab Absageschreiben |
| Unterlagen bei Einstellung | Übernahme in die Personalakte |
| Interviewnotizen und Bewertungsbögen | 6 Monate, dann vernichten |
| Absageschreiben und AGG-relevante Nachweise | 6 Monate |
| Talentpool-Unterlagen | nur mit Einwilligung, befristet |
| Initiativbewerbungen | 6 Monate, sofern nicht anders vereinbart |
Das Löschen im Bewerbermanagementsystem ist der leichte Teil. Kritisch sind die Stellen, an denen niemand nachsieht:
Praktikabel ist eine Regel, die keine Disziplin voraussetzt: Unterlagen verlassen das System nicht. Die Fachabteilung erhält einen Zugang statt einer Mail. Wo das nicht geht, gehört das Löschen der Kopien in die Absage-Routine, nicht in die Verantwortung des Einzelnen.
Bewerberinnen und Bewerber müssen zum Zeitpunkt der Erhebung informiert werden – über Zwecke, Rechtsgrundlage, Speicherdauer, Empfänger und ihre Rechte. In der Praxis wird das über eine eigene Datenschutzinformation für Bewerbende gelöst, verlinkt in der Stellenanzeige und im Bewerbungsformular. Ein Verweis auf die allgemeine Datenschutzerklärung der Website genügt inhaltlich meist nicht.
Unzulässig sind Fragen, die für die konkrete Stelle nicht erforderlich sind: Schwangerschaft, Familienplanung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Religion (außer bei Tendenzbetrieben), Krankheiten ohne Bezug zur Tätigkeit, Vermögensverhältnisse. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO sind nur unter engen Voraussetzungen zulässig.
Ein Führungszeugnis darf nur verlangt werden, wenn die Stelle es rechtfertigt – etwa bei Arbeit mit Minderjährigen oder besonderer Vermögensverantwortung.
Wer Bewerbungen mit KI-Unterstützung vorsortiert, hat zwei Regelwerke zu beachten. Datenschutzrechtlich greift Art. 22 DSGVO: Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit erheblicher Wirkung – etwa eine automatische Aussortierung ohne menschliche Prüfung – ist grundsätzlich unzulässig.
Hinzu kommt die KI-Verordnung. Systeme für Personalauswahl gehören zu Anhang III und damit zur Hochrisiko-Kategorie. Deren Pflichten greifen nach der Fristverschiebung durch den Digital Omnibus erst ab dem 2. Dezember 2027 – die KI-Kompetenzpflicht und die Transparenzanforderungen gelten dagegen bereits.
Die Frist leitet sich aus dem AGG ab: Ansprüche sind binnen zwei Monaten geltend zu machen, danach bleibt Zeit für eine Klage. Sechs Monate nach der Absage sind der etablierte Kompromiss zwischen Beweisvorsorge und Datensparsamkeit. Läuft ein konkretes Verfahren, dürfen die Unterlagen bis zu dessen Abschluss aufbewahrt werden.
Ja, aber nur mit ausdrücklicher, dokumentierter Einwilligung, die Sie nach der Absage aktiv einholen. Nennen Sie darin eine konkrete Dauer – üblich sind zwölf bis vierundzwanzig Monate – und weisen Sie auf den jederzeitigen Widerruf hin. Schweigen auf eine entsprechende Mail ist keine Einwilligung.
Problematisch, weil die Daten dann auf einem privaten Endgerät und bei einem zusätzlichen Dienstleister liegen. Wenn Sie diesen Kanal anbieten, brauchen Sie eine saubere Lösung mit Diensthandy, klarer Zuständigkeit und Übernahme der Unterlagen in das reguläre System – inklusive anschließender Löschung im Messenger.
Fachliche Profile wie LinkedIn oder Xing, die erkennbar zur beruflichen Selbstdarstellung geführt werden, dürfen Sie im Regelfall ansehen. Private Profile und allgemeine Suchmaschinenrecherchen sind kritisch, weil die Bewerberin damit nicht rechnen muss. Gefundene Informationen dürfen jedenfalls nicht unbemerkt in die Entscheidung einfließen.
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